展示会の案内状・招待状の送り方

2019年11月29日 2019年11月29日

大島節子

おはようございます＾＾
展示会活用アドバイザーの大島節子です。

東京に来ています。大阪よりだいぶ寒いですね。ホテルの窓から雪化粧の富士山が見えました。そんな早朝の東京から今朝は展活タイムズをお届けします。

４点セットがおすすめです

営業部を持たない中小企業にとって、展示会はお客さんが向こうから来てくれるというありがたい場です。とはいえ当日までこちらから何もせず会場に行ってから来てくれるお客さまを待つのと、事前に来てほしいお客様に招待状などで展示会出展をお知らせし確実に来てくださるお客さまがいる状態で展示会がはじまるのとでは、結果に差が出るのは当然ですよね。

展示会出展の１ヶ月くらい前をメドに来てほしいお客さんに案内を送るようにしましょう。用意していただきたいものは下記の４つです。

案内状

いつ・誰が・どの展示会に出すのかを伝えるための文面を簡単にまとめたものです。「展示会　案内状　文面」で検索するといくつかの例文が出てくるのでそれを自社用にアレンジして使用すれば簡単に作成できます。ワードで文書を作りＡ４用紙１枚に印刷します。

招待状

展示会開催者から配布される招待状です。日程や場所・開催内容などが記載されています。

出展製品・技術・サービスがわかる資料

展示会用チラシです。出展製品・技術・サービスの良さがわかる１枚物の資料を同封します。展活セミナーでは展示会前に送ったチラシから注文があった、という事例も多数出ています。

出展場所がわかる資料

会場図に自社ブース位置がわかるように書き込んだものを同封します。これをすることで自社ブースめがけて来ていただける確率を上げることができます。

以上の４点セットを封筒に入れて来てほしいお客様宛に送ります。封筒は透明のものがおすすめです。展示会で成果を出される企業は集客を開催者任せにはしません。展示会がはじまったときには結果は決まっている、とおっしゃいます。

手間がかかるかとは思いますが、来てほしいお客さんに来ていただけるようにこちらからアクションを起こしていきましょう。

まとめ

今朝の展活タイムズは展示会の案内状・招待状の送り方についてご紹介しました。

今日もお読みいただきありがとうございます。

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大島節子

展示会活用アドバイザー：展活

1975年大阪市生まれ。1998年家業マルワ什器入社。2001年、26歳のときに売上の95％以上を占める得意先が倒産する、という人生の試練を経験。連鎖倒産の危機を回避し家業を立て直す過程で多くの展示会現場に携わる。これまで関わってきた1000件を超える展示会経験を元に2012年展示会情報サイト「展活」を開設。2013年からは展示会セミナーの講師として活動開始。登壇回数200回以上、指導人数8,500人以上の実績。展示会初出展企業にも具体的でわかりやすい指導が好評を得ている。初の著書『展示会を活用して新規顧客を獲得する方法』好評発売中。